Importer des commandes via CSV

Vous souhaitez importer vos commandes manuellement dans l'application ? Cet article explique comment le faire facilement en utilisant notre fichier modèle CSV !

Dans cet article :

  1. Comment importer un fichier CSV de commandes dans Bigblue ?
  2. Comment créer le fichier d'importation CSV parfait 🚀 ?
  3. Erreurs courantes à éviter 🆘
  4. Peux-je utiliser une importation CSV pour modifier des commandes déjà existantes ?

1. Comment puis-je importer un fichier CSV de commandes dans Bigblue ?

  • Accédez à l'onglet Orders
  • Survolez le bouton More actions dans le coin supérieur droit
  • Sélectionnez Import orders from CSV

  • Télécharger le modèle disponible dans la page d'import

  • Préparez votre dossier CSV comme expliqué dans la section 2
  • Cliquez dans la zone indiquée pour télécharger votre fichier d'importation ou faites-le simplement glisser et déposez-le dans la zone
  • Une fois votre fichier téléchargé, parcourez toutes les pages d'ordre qui apparaissent, une par une, pour vérifier les informations manquantes ou les erreurs

    ⚠️ En cas d'informations manquantes ou erronées, elles seront surlignées en rouge.


2. Comment créer le fichier d'importation CSV parfait 🚀 ?

Les détails que vous fournissez pour vos commandes affectent leur logistique, c'est pourquoi la création d'un fichier d'importation CSV parfait est cruciale ! Plus les informations que vous fournissez sont précises et détaillées, mieux vos commandes seront traitées. 

a) Pour commencer

CSV signifie "comma-separated values" et est un format de fichier (.csv) pour les feuilles de calcul. 

  • La façon la plus simple de créer un fichier CSV est d'utiliser une feuille de calcul Microsoft Excel ou Google Sheets.
  • Enregistrez votre feuille de calcul en tant que fichier ".csv" et assurez-vous qu'elle est codée en UTF-8.

    💡Lisez ce guide pour une explication pas à pas de la manière de réaliser ces deux étapes.

  • Si vous avez un fichier CSV provenant d'une autre source, assurez-vous qu'il corresponde au format de fichier CSV expliqué ci-dessous.

    💡Si le format ne correspond pas, un message d'erreur à l'importation vous guidera dans les étapes nécessaires pour le corriger.


b) Guide pour la création de votre fichier d'importation CSV

  • La première ligne de votre feuille de calcul doit contenir les en-têtes, comme spécifié dans le champ En-têtes ci-dessous.

    💡Voir la section 2c pour une explication de chaque en-tête.

  • Les lignes suivantes du fichier doivent contenir les données correspondant aux en-têtes de chaque ordre.

    ⚠️ Il doit y avoir une ligne par commande!

  • Chaque champ de données de la commande doit être correctement formaté conformément aux spécifications de la rubrique Format des données de commande et Exemple de ci-dessous.
  • Les colonnes doivent suivre le bon ordre, comme indiqué dans le champ Numéro de colonne ci-dessous.
  • Si vous importez une commande comportant plusieurs produits, seuls les données de LineItem (colonnes 12 à 16) devront changer. Les autres champs de données doivent être identiques entre les différentes lignes.

Format des champs CSV

Obligatoire (☑︎)  En-têtes Explication Format des données de commande Exemple Column number
OrderExternalId Code d'identification de commande externe (pas code Bigblue) String F12676FGFG 1
SubmitTime Moment de soumission de commande Format de l'heure : ISO 8601 ou RFC 3339 2021-08-03T13:00:00Z 2
☑︎ OrderLanguage* Code de la langue du destinataire de la commande Code linguistiqueISO 639-1 ES 3
☑︎ OrderCurrency* Code de devise pour tous les montants financiers de la commande Code ISO 4217 à 3 lettres EUR 4
☑︎ OrderShippingPrice* Prix brut facturé pour l'expédition (indiqué sur le bon de livraison ou la facture) Nombre décimal avec une précision maximale de 2 chiffres (pas de virgule) 45.12 ou 45.1 ou 45 Non accepté : 45,1 5
☑︎ OrderShippingTax* Valeur fiscale sur le prix d'expédition (indiquée sur le bon de livraison ou la facture) Nombre décimal avec une précision maximale de 2 chiffres (pas de virgule) 4,51 ou 4,5 ou 4 Non accepté : 4,51 6
OrderAdditionalTax Montant de la taxe supplémentaire à appliquer au montant total de la commande Nombre décimal avec une précision maximale de 2 chiffres (pas de virgule) 1,51 ou 1,5 ou 1 Non accepté : 1,51 7
OrderAdditionalDiscount Réduction supplémentaire à appliquer sur le montant total de la commande Nombre décimal avec une précision maximale de 2 chiffres (pas de virgule) 1,21 ou 1 ,2 ou 1 Non accepté : 1,21 8
ShipmentInsurance(Y/N) Assurance ad valorem Caractère unique Y ou N 9
Fulfillment-Warehouse Code de l'entrepôt où la commande est fulfilled Code de l'entrepôt (la liste des codes se trouve dans les SettingsWarehouse) EU-FRA-001 10
Fulfillment-ShippingMethodCode Code du service de transport pour expédier cette commande Code du transporteur (la liste des codes se trouve dans la section 2d ci-dessous) colissimo-international 11
Fulfillment-DateTime Date et heure auxquelles le fulfillment sera créé, i.e. auxquelles la commande (ou une partie de celle-ci) sera transmise à l'entrepôt - Date au format RFC339 - Si vide, la commande sera mise en attente.   2021-08-03T13:00:00Z 12
☑︎ LineItem-ProductSKU* Bigblue Product SKU Le format des SKU doit correspondre au format Bigblue BGBL-MODEL1-VAR0 13
☑︎ LineItem-Quantity* Quantité de ce produit dans la commande Entier 5 14
☑︎ LineItem-UnitPrice* Prix unitaire brut du produit Nombre décimal avec une précision maximale de 2 chiffres (pas de virgule) 45.12 ou 45.1 ou 45 Non accepté : 45,1 15
☑︎ LineItem-UnitTax* Taxe unitaire brute du produit Nombre décimal avec une précision maximale de 2 chiffres (pas de virgule) 4.51 ou 4.5 ou 45 Non accepté : 4,51 16
LineItem-TotalDiscount Remise appliquée sur cet article Nombre décimal avec une précision maximale de 2 chiffres (pas de virgule) 1,21 ou 1 ,2 ou 1 Non accepté : 1,21 17
☑︎ ShippingAddress-FirstName* Prénom du destinataire de la commande Chaîne de caractères (38 caractères maximum) John-Erik 18
☑︎ ShippingAddress-LastName* Nom du destinataire de la commande Chaîne de caractères (38 caractères maximum) Paul 19
ShippingAddress-Company Entreprise du destinataire de la commande Chaîne de caractères (38 caractères maximum) Google inc. 20
☑︎ ShippingAddress-Email* Adresse électronique du destinataire de la commande - utilisée pour communiquer les informations de la commande Adresse électronique johnerikp@gmail.com 21
ShippingAddress-Phone Téléphone du destinataire de la commande - utilisé par l'opérateur pour la communication avec le destinataire. Nous recommandons de toujours ajouter le code d'identification du pays devant le numéro (par exemple+33). Chaîne de caractères (38 caractères maximum) +33601010101 22
☑︎ ShippingAddress-Line1* Première ligne d'adresse Chaîne de caractères (38 caractères maximum) 5, avenue du Maréchal 23
ShippingAddress-Line2 Deuxième ligne d'adresse Chaîne de caractères (38 caractères maximum) Résidence Soleil 24
ShippingAddress-Line3 Troisième ligne d'adresse Chaîne de caractères (38 caractères maximum) Batiment B 25
ShippingAddress-Line4 Quatrième ligne d'adresse Chaîne de caractères (38 caractères maximum) Lieu-dit Le Ciel 26
☑︎ ShippingAddress-City* Ville de destination Chaîne de caractères (38 caractères maximum) Paris 27
☑︎ ShippingAddress-PostalCode* Code postal de destination Chaîne de caractères (12 caractères maximum) 75000 28
ShippingAddress-State État ou province de destination Chaîne de caractères (38 caractères maximum) Ile de France 29
☑︎ ShippingAddress-CountryCode* Code du pays de destination Code pays ISO 3166-1 Alpha-2 FR 30
BillingAddress-FirstName [Si le champ est vide, l'adresse de livraison sera utilisée] Prénom de la personne chargée de la facturation Chaîne de caractères (38 caractères maximum) John-Erik 31
BillingAddress-LastName [Si le champ est vide, l'adresse de livraison sera utilisée] Nom de famille de la personne chargée de la facturation Chaîne de caractères (38 caractères maximum) Paul 32
BillingAddress-Company [Si le champ est vide, l'adresse de livraison sera utilisée] Société de la personne chargée de la facturation Chaîne de caractères (38 caractères maximum) Google inc. 33
BillingAddress-Email [Si le champ est vide, l'adresse électronique de livraison sera utilisée] Adresse électronique de la personne chargée de la facturation Adresse électronique johnerikp@gmail.com 34
BillingAddress-Line1 [Si le champ est vide, l'adresse de livraison sera utilisée] Première ligne de l'adresse de facturation Chaîne de caractères (38 caractères maximum) 5, avenue du Maréchal 35
BillingAddress-Line2 [Si le champ est vide, l'adresse électronique de livraison sera utilisée] Deuxième ligne de l'adresse de facturation Chaîne de caractères (38 caractères maximum) Résidence Soleil 36
BillingAddress-Line3 [Si le champ est vide, l'adresse électronique de livraison sera utilisée] Troisième ligne de l'adresse de facturation Chaîne de caractères (38 caractères maximum) Batiment B 37
BillingAddress-Line4 [Si le champ est vide, l'adresse électronique de livraison sera utilisée] Quatrième ligne de l'adresse de facturation Chaîne de caractères (38 caractères maximum) Lieu-dit Le Ciel 38
BillingAddress-City [Si le champ est vide, l'adresse électronique de livraison sera utilisée] Adresse de facturation ville Chaîne de caractères (38 caractères maximum) Paris 39
BillingAddress-PostalCode [Si le champ est vide, l'adresse électronique de livraison sera utilisée] Adresse de facturation - Code postal Chaîne de caractères (12 caractères maximum) 75000 40
BillingAddress-State [Si le champ est vide, l'adresse électronique de livraison sera utilisée] Adresse de facturation - État ou province Chaîne de caractères (38 caractères maximum) Ile de France 41
BillingAddress-CountryCode [Si le champ est vide, l'adresse électronique de livraison sera utilisée] Adresse de facturation - Code pays Code pays ISO 3166-1 Alpha-2 FR 42

c) Explication des champs de données

Les définitions ci-dessous ont pour but de vous aider à comprendre la signification des différents champs de données de commande :

  • Une commande est une transaction commerciale de produits spécifiques réalisée sur un canal de vente.
  • L'adresse de livraison est l'adresse à laquelle le contenu de la commande est expédié, i.e. l'adresse du destinataire.
  • Le prix d'expédition est le prix affiché sur le bon de livraison et la facture représentant les frais d'expédition du contenu d'une commande, hors taxes.
  • L'adresse de facturation est l'adresse de la personne qui a payé la commande. Par défaut, l'adresse de facturation est la même que l'adresse d'expédition.
  • Un line item représente la ligne de facture d'une commande, à savoir :
    • un produit
    • le nombre d'unités du produit
    • le prix unitaire du produit
    • la taxe unitaire du produit pour cette ligne
    • les rabais sur le line item
  • L'order external ID est le code d'identification externe de la commande. En complément de ce code, Bigblue génère automatiquement encore un code pour identifier la commande dans notre système.
  • Fulfillment se réfère au processus de préparation et d'expédition de la commande d'un client.
    • Vous pouvez programmer l'ensemble de la commande pour fulfillment immédiatement si le code de l'entrepôt et celui du transporteur sont tous deux fournis pour une commande.
    • Par défaut, un fulfillment n'est pas mis en attente. Les commandes importées seront transmises à l'entrepôt 30 minutes après l'importation.
    • Si vous souhaitez un contrôle plus précis du fulfillment, vous l'aurez une fois que vous aurez créé la commande.

 

d) Codes des transporteurs

☝️ Veuillez noter que les codes de transporteur peuvent varier légèrement en fonction de l'entrepôt. Les codes de transporteur pour l'entrepôt que vous utilisez peuvent être trouvés dans les paramètres de l'entrepôt de l'application (Logistique > Entrepôt), sous Zones d'expédition, en bas de la page. 

3. Erreurs courantes à éviter 🆘

Avant de télécharger votre CSV dans l'application, assurez-vous que vous avez bien vérifié :

  • Tous vos séparateurs décimaux sont des "." (points) et non des "," (virgules)
  • S'assurer qu'il n'y a pas de divergences dans les données entre les différents line items de la même commande
  • Vérifiez que vous avez saisi une date de fulfillment pour chaque commande
  • Les formats de code postaux doivent respecter les normes de format nationales
  • Toutes vos SKU Bigblue ont le format suivant "XXXX-XXXXXXXX-XXXX", les 4 premiers caractères correspondant à votre quadri

 

4. Peux-je utiliser une importation CSV pour modifier des commandes déjà existantes ?

  • Pour éviter les erreurs en masse, il n'est pas possible de modifier les commandes en important un CSV qui inclut les commandes déjà existantes.
  • Les modifications des commandes déjà existantes peuvent être effectuées manuellement dans l'onglet Commandes.
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