Importation des commandes par CSV

Vous souhaitez importer vos commandes manuellement dans l'application ? Cet article explique comment le faire facilement en utilisant notre fichier modèle CSV !

Dans cet article :

1. Comment importer un fichier CSV de commandes dans Bigblue ?
2. Comment créer le fichier d'importation CSV parfait 🚀 ?
3. Erreurs courantes à éviter 🆘
4. Peux-je utiliser une importation CSV pour modifier des commandes déjà existantes ?

1. Comment puis-je importer un fichier CSV de commandes dans Bigblue ?

• Accédez à l'onglet Orders
• Passez la souris sur l'éclair dans le coin supérieur droit
• Sélectionnez Import orders from CSV

• Télécharger le modèle disponible dans la page d'import

• Préparez votre dossier CSV comme expliqué dans la section 2
• Cliquez dans la zone indiquée pour télécharger votre fichier d'importation ou faites-le simplement glisser et déposez-le dans la zone
• Une fois votre fichier téléchargé, parcourez toutes les pages d'ordre qui apparaissent, une par une, pour vérifier les informations manquantes ou les erreurs

  
  ⚠️ En cas d'informations manquantes ou erronées, elles seront surlignées en rouge.

2. Comment créer le fichier d'importation CSV parfait 🚀 ?

Les détails que vous fournissez pour vos commandes affectent leur logistique, c'est pourquoi la création d'un fichier d'importation CSV parfait est cruciale ! Plus les informations que vous fournissez sont précises et détaillées, mieux vos commandes seront traitées. 

a) Pour commencer

CSV signifie "comma-separated values" et est un format de fichier (.csv) pour les feuilles de calcul. 

• La façon la plus simple de créer un fichier CSV est d'utiliser une feuille de calcul Microsoft Excel ou Google Sheets.
• Enregistrez votre feuille de calcul en tant que fichier ".csv" et assurez-vous qu'elle est encodée en UTF-8.

  
  💡Consultez ce guide pour une explication détaillée sur la manière de réaliser ces deux étapes.

• Si vous avez un fichier CSV provenant d'un autre magasin ou d'une autre source, assurez-vous qu'il corresponde au format de fichier CSV expliqué ci-dessous.

  
  💡Si le format ne correspond pas, un message d'erreur à l'importation vous guidera dans les étapes nécessaires pour le corriger.

b) Guide pour la création de votre fichier d'importation CSV

• La première ligne de votre feuille de calcul doit comporter les en-têtes comme indiqué dans la colonne  Headers  ci-dessous.

  
  💡Consultez section 2c pour une explication sur chaque en-tête.

• Les lignes suivantes du dossier doivent contenir le les données correspondantes aux en-têtes pour chaque commande.

  
  ⚠️ Il doit y avoir une ligne parcommande!

• Chaque champ de données de la commande doit être correctement formaté conformément aux spécifications des colonnes Orderdata formatet Example ci-dessous.
• Les colonnes doivent suivre le bon ordre, comme indiqué dans lenuméro de colonne ci-dessous.
• Si vous importez une commande comportant plusieurs produits, seuls les données de LineItem (colonnes 12 à 16) devront changer. Les autres champs de données doivent être identiques entre les différentes lignes.

Format des champs CSV

c) Explication des champs de données

Les définitions ci-dessous ont pour but de vous aider à comprendre la signification des différents champs de données de commande :

• Une commande est une transaction commerciale de produits spécifiques réalisée sur un canal de vente.
• L'adresse de livraison est l'adresse à laquelle le contenu de la commande est expédié, i.e. l'adresse du destinataire.
• Le prix d'expédition est le prix affiché sur le bon de livraison et la facture représentant les frais d'expédition du contenu d'une commande, hors taxes.
• L'adresse de facturation est l'adresse de la personne qui a payé la commande. Par défaut, l'adresse de facturation est la même que l'adresse d'expédition.
• Un line item représente la ligne de facture d'une commande, à savoir :
  • un produit
  • le nombre d'unités du produit
  • le prix unitaire du produit
  • la taxe unitaire du produit pour cette ligne
  • les rabais sur le line item
• L'order external ID est le code d'identification externe de la commande. En complément de ce code, Bigblue génère automatiquement encore un code pour identifier la commande dans notre système.
• Fulfillment se réfère au processus de préparation et d'expédition de la commande d'un client.
  • Vous pouvez programmer l'ensemble de la commande pour fulfillment immédiatement si le code de l'entrepôt et celui du transporteur sont tous deux fournis pour une commande.
  • Par défaut, un fulfillment n'est pas mis en attente. Les commandes importées seront transmises à l'entrepôt 30 minutes après l'importation.
  • Si vous souhaitez un contrôle plus précis du fulfillment, vous l'aurez une fois que vous aurez créé la commande.

d) Codes des transporteurs

☝️ Veuillez noter que les codes de transporteur peuvent différer légèrement en fonction de l'entrepôt. Les codes de transporteur de l'entrepôt que vous utilisez se trouvent dans les paramètres de l'entrepôt de l'appli (Logistics > Warehouse), sous Shipping Zones, en bas de la page. 

3. Erreurs courantes à éviter 🆘

Avant de télécharger votre CSV dans l'application, assurez-vous que vous avez bien vérifié :

• Tous vos séparateurs décimaux sont des "." (points) et non des "," (virgules)
• S'assurer qu'il n'y a pas de divergences dans les données entre les différents line items de la même commande
• Vérifiez que vous avez saisi une date de fulfillment pour chaque commande
• Les formats de code postaux doivent respecter les normes de format nationales
• Toutes vos SKU Bigblue ont le format suivant "XXXX-XXXXXXXX-XXXX", les 4 premiers caractères correspondant à votre quadri

4. Peux-je utiliser une importation CSV pour modifier des commandes déjà existantes ?

• Pour éviter les erreurs en masse, il n'est pas possible de modifier les commandes en important un CSV qui inclut les commandes déjà existantes.
• Les modifications des commandes déjà existantes peuvent être effectuées manuellement dans l'onglet Commandes.