B2B | Donner des instructions B2B

Les destinataires B2B ont souvent des exigences spécifiques en matière de réception. La préparation B2B standard de Bigblue est conçue pour se rapprocher le plus possible de ces attentes, mais ce n'est pas toujours suffisant et il faut parfois donner des instructions supplémentaires.

Le respect de ces instructions est indispensable sous peine d'encourir de lourdes sanctions et de nuire à votre réputation auprès de ces destinataires.

Pour rendre cette tâche aussi simple et facile que possible, Bigblue a introduit des modèles d'instructions. Si vous ne souhaitez toujours pas utiliser de modèle, vous pouvez vous référer à la dernière section de cet article.

Donner des instructions à l'aide de modèles

Qu'est-ce qu'un modèle d'instruction ?

Les modèles d'instructions constituent une nouvelle façon de transmettre des instructions. En sélectionnant un modèle, les instructions nécessaires seront automatiquement envoyées à l'entrepôt et au transporteur pour que la commande soit préparée et que delivered soit envoyé au destinataire.

Comment les modèles d'instruction sont-ils construits ?

Les modèles sont le fruit de l'expérience de Bigblue avec les destinataires B2B. Au fil des années et des marques que nous servons, nous avons souvent délivré des commandes à de grands magasins et nous voulions rendre cette expérience facilement accessible à toute autre marque.

Voici comment un modèle est construit :

1. Nous identifions un nouveau destinataire pour lequel il est utile de créer un modèle. Il s'agit soit d'un destinataire auquel nous envoyons fréquemment des envois, soit d'un destinataire pour lequel vous avez spécifiquement demandé un modèle.
2. Nous recevons le SOP de la réception du destinataire et l'analysons.
3. Nous prenons contact avec l'unité de gestion des fournisseurs du bénéficiaire et nous nous alignons sur ses attentes.
4. Une fois le modèle aligné et validé, nous le présentons à Bigblue.

Comment sélectionner un modèle d'instruction lors de la création d'une commande ?

Vous devez d ' abord vous assurer que vous créez une commande B2B en sélectionnant le bouton Créer une commande B2B.

Ensuite, une fois que vous avez sélectionné votre entrepôt, une nouvelle section est disponible sous les postes :

Si vous ne sélectionnez rien à cette étape, votre commande sera préparée selon la préparation B2B standard de Bigblue. Si vous expédiez à un destinataire plus spécifique, vous pouvez choisir votre modèle en cliquant sur Sélectionner un modèle.

Une nouvelle fenêtre s'ouvre et vous propose tous les modèles disponibles dans votre entrepôt. Vous pouvez les parcourir à l'aide de la navigation de gauche. La section de droite détaille le contenu du modèle et la manière dont les commandes seront préparées.

Une fois sélectionné, vous pouvez toujours le modifier en cliquant sur Modifier

Si les destinataires ont besoin d'informations supplémentaires, telles que le code du département ou du segment, vous pouvez les remplir après avoir sélectionné le modèle. Vous pourrez toujours ajouter une facture si nécessaire.

Comment sélectionner un modèle d'instruction lorsque la commande est déjà créée ?

Les instructions ne sont pas seulement données lors de la création de commandes manuelles, il est parfois nécessaire de les donner sur des commandes existantes quelle que soit leur origine. Pour ce faire, il faut

Commencez par vous assurer que votre type de commande est B2B, car les instructions ne peuvent être données que pour les commandes B2B.

Une fois que votre type de commande est B2B, vous pouvez ajouter des instructions dans la section Instructions de préparation à droite de la page d'information sur la commande.

Impact des instructions sur les transporteurs disponibles

Tous les transporteurs ne sont pas en mesure de respecter les instructions que vous donnez : seuls quelques-uns sont en mesure de prendre des rendez-vous ou de livrer avant une heure ou une date spécifique. Si vous donnez une telle instruction, les transporteurs seront filtrés pour ne vous présenter que ceux qui sont en mesure de répondre à votre demande.

De plus, les transporteurs qui ne conviennent pas aux livraisons B2B, tels que les transporteurs point relais sont de toute façon filtrés ! Ceci est fait pour maximiser le succès et la satisfaction de vos livraisons B2B.

Comment demander un rendez-vous de livraison ?

Les rendez-vous de livraison sont inclus dans les modèles d'instructions, mais vous pouvez les modifier ou les ajouter si nécessaire. Pour ce faire, cliquez sur Demander un rendez-vous de livraison dans la section Expédition :

Remplissez ensuite les informations :

1. Le numéro de téléphone ou l'adresse électronique doivent être renseignés. Il est obligatoire pour le transporteur d'avoir un point de contact avec lequel il peut prendre rendez-vous.
2. Le numéro de commande du client, également connu sous le nom de numéro de commande, est obligatoire.
3. Si nécessaire, vous pouvez demander une date et une heure de livraison spécifiques. Ces services sont toutefois plus coûteux, alors assurez-vous que vous en avez vraiment besoin !
4. Vous pouvez éventuellement ajouter quelques détails concernant le transporteur.

Comment puis-je enregistrer mon propre modèle ?

Vous ne pouvez pas enregistrer votre propre modèle pour le moment. Pour s'assurer que les instructions de préparation et de livraison sont claires comme de l'eau de roche et pour maximiser la fluidité des livraisons, Bigblue révise toujours les modèles. Cela dit, vous pouvez toujours nous demander d'en ajouter d'autres

Comment puis-je demander un nouveau modèle ?

Lors de la sélection des modèles, utilisez la fonction de recherche et si aucun modèle n'est proposé pour votre recherche, il vous est proposé de le demander.

Ce bouton renvoie à un formulaire de demande où vous pouvez donner :

1. Le document SOP du destinataire
2. Un contact avec le destinataire pour discuter des politiques d'accueil
3. Votre contact pour le suivi.

Une fois affiné et révisé, nous ajouterons le modèle et vous pourrez l'utiliser.

Donner des instructions manuellement

Même si cela n'est pas recommandé, il est toujours possible de donner des instructions manuellement.

1. Commencez par consulter l'article préparation B2B standard de Bigblue pour vous assurer que le sujet n'est pas déjà traité.
2. Assurez-vous ensuite qu'il ne s'agit pas d'un modèle existant.
3. Enfin et après vérification, sélectionnez le bloc des instructions manuelles et choisissez les instructions que vous souhaitez :