Gestion des lots | Bloquer des lots

En tant que commerçant vendant des produits réglementés tels que des cosmétiques ou des compléments alimentaires, le contrôle de la qualité est un élément essentiel de vos activités. Qu'il s'agisse de garantir la sécurité des consommateurs ou de rester en conformité avec les réglementations, la gestion de la qualité des produits à chaque étape de votre chaîne d'approvisionnement peut s'avérer complexe. C'est là que la fonction blocage de lot de l'application Bigblue entre en jeu. Elle vous permet de bloquer le prélèvement de lots de produits pendant qu'ils sont soumis à un contrôle de qualité. Cet article vous guidera dans l'utilisation de la fonction blocage de lot pour gérer la qualité avec un minimum de perturbations.

Qu'est-ce que la fonctionnalité de blocage de lot ?

• Avantages clés
• Quand utiliser le blocage des lots ?

Comment bloquer un lot ?

• 1. Blocage des Inbound Shipments
• 2. Bloquer des lots existants

Comment débloquer un lot ?

Impact sur les opérations à l'entrepôt

Fonctionnalité pratique pour assurer un contrôle qualité cohérent

Qu'est-ce que la fonctionnalité de blocage de lot ?

La fonctionnalité de blocage de lot est conçue pour vous aider à gérer les lots de produits nécessitant des contrôles qualité sans ralentir l'ensemble de vos opérations. Elle vous permet de bloquer des lots de produits spécifiques afin qu'ils ne soient pas prélevés pendant leur inspection qualité, sans impacter le reste du stock dans l'entrepôt.

Principaux avantages :

• Contrôle autonome : Vous pouvez bloquer et débloquer les lots directement depuis l'application.
• Efficacité immédiate : Le blocage est automatiquement communiqué à l'entrepôt et s'intègre à ses flux de travail.
• Perturbation minimale : Vous respectez la réglementation et gérez les questions de qualité sans retards significatifs sur vos opérations.

Quand utiliser le blocage des lots ?

Généralement, vous serez amené à bloquer des lots pour le contrôle qualité dans deux scénarios :

1. Après la production (mais avant la réception) : Si un lot de produits a quitté la production mais attend un contrôle qualité avant d'être rangé ou mis en stock.
2. Urgence sanitaire : si les retours clients nécessitent des investigations approfondies ou le rappel du lot, et que vous devez immédiatement cesser de le vendre.

Dans les deux cas, l'objectif est d'empêcher la vente de produits potentiellement défectueux, tout en minimisant les perturbations sur votre inventaire et vos commandes.

Comment bloquer un lot ?

Il y a deux façons principales de bloquer un lot à l'aide de l'application Bigblue : par le biais des Inbound Shipments (expéditions entrantes) et à partir de la Inventory Page (page d'inventaire). Les actions à entreprendre dépendent de l'endroit où se trouvent physiquement vos produits :

• Vos produits sont en cours d'acheminement vers l'entrepôt ou n'ont pas encore été reçus dans l'inventaire → Blocage des Inbound Shipments
• Vos produits sont stockés dans Inventaire → Bloquer des lots existants

1. Blocage des Inbound Shipments

Vous pouvez bloquer un lot directement depuis la page Inbound shipment lorsque l'expédition est encore modifiable (avant le début du déchargement). Une fois le déchargement commencé, vous devrez bloquer le produit directement depuis l'inventaire. Pour plus de détails, consultez la Section 2 : Bloquer des lots existants ci-dessous.

Pour ce faire :

• Accédez à la page Create/Edit Inbound.
• Lors de l'ajout d'un produit avec le suivi par lot activé, vous pourrez modifier les détails du lot dans une fenêtre modale. Vous pourrez y définir le code du lot, la date de péremption et le statut du lot (s'il est bloqué ou vendable).

Une fois que vous marquez ce produit comme bloqué, l'information est immédiatement transmise à l'entrepôt. Concrètement, les opérateurs poursuivront le processus de réception du produit (comptage, contrôle qualité) et placeront les produits dans un emplacement signalé comme « Indisponible » dans le système. Jusqu'à nouvel ordre, cet emplacement restera bloqué et les produits qui y sont stockés ne pourront pas être ajoutés aux commandes.

2. Bloquer des lots existants

Vous pouvez également bloquer des lots qui sont déjà dans votre inventaire à partir de la page Inventory:

• Recherchez le produit dont vous souhaitez bloquer le numéro de lot.

• Cliquez sur le produit pour ouvrir une fenêtre modale dans laquelle vous pourrez renseigner les détails du blocage.
  • Les détails du blocage sont obligatoires pour garantir que le motif du blocage est enregistré, ce qui facilite la compréhension du contexte lors du déblocage.

• Une fois que vous cliquez sur « Bloquer », la demande est immédiatement transmise à l'entrepôt et, dans un délai de 10 minutes, le lot apparaîtra comme bloqué dans votre application.

Comment débloquer un lot ?

Pour débloquer un lot, suivez les étapes suivantes :

1. Allez dans la section Inventory.
2. Cliquez sur le produit associé au lot que vous souhaitez débloquer.
3. Faites défiler vers le bas jusqu'à la catégorie Lot Inventory.
4. Identifiez le lot que vous souhaitez débloquer. Un symbole (« ∅ ») apparaîtra à côté du nom de code du lot.
5. Cliquez sur les trois points situés à côté du code du lot et sélectionnez Unblock Lot.
6. Une fenêtre modale apparaîtra, affichant le commentaire pour fournir le contexte.
7. Si vous souhaitez débloquer ce lot, cliquez sur Unblock.

Impact sur les opérations à l'entrepôt

Bien que la fonction de blocage de lot offre des avantages significatifs pour garantir la qualité des produits, elle a des implications importantes pour les opérations à l'entrepôt :

• Logique de prélèvement : Si un lot est bloqué, il est retiré du stock disponible et ne peut pas être prélevé pour les commandes sortantes. Cela peut entraîner des retards pour fulfill les commandes, car cela nécessite des réapprovisionnements imprévus et des mouvements de stock.
• Ajustements FEFO: Le blocage d'un lot peut entraîner des changements dans la logique "First Expired, First Out" (premier périmé, premier sorti) (FEFO). Si vous bloquez des produits proches de leur date de péremption, cela peut entraîner une réorganisation du stock et une intervention manuelle dans l'entrepôt, ce qui augmente le temps de préparation.
• Déblocage contrôlé par le marchand: Il est important de noter que les entrepôts ne peuvent pas débloquer un lot de leur plein gré. Cela garantit que la décision du marchand de bloquer un lot ne peut pas être contournée, offrant ainsi plus de sécurité et de contrôle sur votre inventaire. Par conséquent, tout produit marqué comme bloqué restera en sécurité jusqu'à ce qu'il soit correctement examiné ou manipulé par le personnel autorisé.

Fonctionnalité pratique pour assurer un contrôle qualité cohérent

Le blocage d'un lot est généralement une procédure simple, mais il y a une fonctionnalité particulièrement utile à connaître :

Inbound shipment avec des informations de lot conflictuelles

Si vous bloquez un lot dans un inbound shipment mais qu'un lot similaire existe déjà dans l'entrepôt, le lot entrant prend la priorité et tous les lots similaires seront bloqués une fois le nouveau lot reçu. Cela permet de s'assurer que tous les produits d'un même lot sont traités de manière cohérente avec les mêmes mesures de contrôle de la qualité.