Gestion des lots | Blocage des lots

En tant que commerçant vendant des produits réglementés tels que des cosmétiques ou des compléments alimentaires, le contrôle de la qualité est un élément essentiel de vos activités. Qu'il s'agisse de garantir la sécurité des consommateurs ou de rester en conformité avec les réglementations, la gestion de la qualité des produits à chaque étape de votre chaîne d'approvisionnement peut s'avérer complexe. C'est là que la fonction blocage de lot de l'application Bigblue entre en jeu. Elle vous permet de bloquer le prélèvement de lots de produits pendant qu'ils sont soumis à un contrôle de qualité. Cet article vous guidera dans l'utilisation de la fonction blocage de lot pour gérer la qualité avec un minimum de perturbations.

Qu'est-ce que la fonctionnalité de blocage de lot ?

• Principaux avantages
• Quand utiliser le blocage des lots ?

Comment bloquer un lot ?

• 1. Blocage des Inbound Shipments
• 2. Blocage des lots existants

Impact sur les opérations à l'entrepôt

Fonctionnalité pratique pour assurer un contrôle qualité cohérent

Qu'est-ce que la fonctionnalité de blocage de lot ?

La fonction de blocage des lots est conçue pour vous aider à gérer les lots de produits qui doivent subir des contrôles de qualité sans ralentir l'ensemble de vos opérations. Elle vous permet de bloquer le prélèvement de certains lots de produits pendant la période où ils sont soumis à un contrôle de qualité, sans que cela ait une incidence sur les autres stocks de l'entrepôt.

Principaux avantages :

• Contrôle autonome: Vous pouvez bloquer et débloquer des lots directement depuis l'application.
• Efficacité immédiate: Le blocage est automatiquement communiqué à l'entrepôt et s'intègre à ses flux de travail.
• Perturbation minimale: Vous pouvez vous conformer aux réglementations et traiter les problèmes de qualité sans que vos activités ne subissent de retards importants.

Quand utiliser le blocage des lots ?

En règle générale, vous voudrez bloquer des lots pour le contrôle de la qualité dans deux cas de figure :

1. Après la production (mais avant la réception) : Si un lot de produits a quitté la production mais attend un contrôle de qualité avant d'être stocké.
2. Urgence sanitaire : si les commentaires des clients exigent des investigations supplémentaires ou le rappel du lot et que vous devez immédiatement cesser de le vendre.

Dans les deux cas, l'objectif est d'empêcher la vente de produits potentiellement défectueux, tout en minimisant les perturbations de votre stock et de vos commandes.

Comment bloquer un lot ?

Il y a deux façons principales de bloquer un lot à l'aide de l'application Bigblue : par le biais des Inbound Shipments (expéditions entrantes) et à partir de la Inventory Page (page d'inventaire). Les actions à entreprendre dépendent de l'endroit où se trouvent physiquement vos produits :

• Vos produits sont en cours d'acheminement vers l'entrepôt ou n'ont pas encore été reçus dans l'inventaire → Blocage des Inbound Shipments
• Vos produits sont stockés dans l'inventaire → Blocage des lots existants

1. Blocage des Inbound Shipments

Vous pouvez bloquer un lot directement à partir de la page Inbound Shipment lorsque l'expédition est encore en cours de modification (avant le début du déchargement). Une fois le déchargement commencé, vous devrez plutôt bloquer le produit dans l'inventaire. Pour plus de détails, reportez-vous à la section 2 : Blocage des lots existants.

Pour ce faire :

• Accédez à la page Create/Edit Inbound.
• Lorsque vous ajoutez un produit pour lequel le suivi des lots est activé, vous pouvez modifier les détails du lot dans une fenêtre modale. Vous pouvez y définir le code du lot, la date d'expiration et le statut du lot (bloqué ou vendable).

Une fois que vous avez marqué ce produit comme bloqué, l'information est immédiatement transmise à l'entrepôt. Physiquement, les opérateurs poursuivront le processus de réception des produits (comptage, contrôle qualité) et placeront les produits dans un emplacement marqué dans le système comme "Indisponible". Jusqu'à ce que vous donniez de nouvelles instructions, cet emplacement restera bloqué et les produits qui y sont stockés ne pourront pas être ajoutés aux commandes.

2. Blocage des lots existants

Vous pouvez également bloquer des lots qui sont déjà dans votre inventaire à partir de la page Inventory:

• Recherchez le produit portant le numéro de lot que vous souhaitez bloquer.

• Cliquez sur le produit pour ouvrir une fenêtre modale dans laquelle vous pouvez fournir des informations sur le blocage.
  • Les détails du blocage sont obligatoires pour s'assurer que la raison du blocage est enregistrée, ce qui facilite la compréhension du contexte lors du déblocage.

• Une fois que vous avez cliqué sur "Bloquer", la demande est immédiatement transmise à l'entrepôt et, dans les 10 minutes qui suivent, le lot apparaît comme bloqué dans votre application.

Impact sur les opérations à l'entrepôt

Bien que la fonction de blocage de lot offre des avantages significatifs pour garantir la qualité des produits, elle a des implications importantes pour les opérations à l'entrepôt :

• Logique de prélèvement: Si un lot est bloqué, il est retiré du stock disponible et ne peut pas être prélevé pour des commandes sortantes. Cette situation peut entraîner des retards dans l'exécution des commandes, car elle nécessite des réapprovisionnements et des mouvements de stocks imprévus.
• Ajustements FEFO: Le blocage d'un lot peut entraîner des changements dans la logique "First Expired, First Out" (premier périmé, premier sorti) (FEFO). Si vous bloquez des produits proches de leur date de péremption, cela peut entraîner une réorganisation du stock et une intervention manuelle dans l'entrepôt, ce qui augmente le temps de préparation.
• Déblocage contrôlé par le marchand: Il est important de noter que les entrepôts ne peuvent pas débloquer un lot de leur plein gré. Cela garantit que la décision du marchand de bloquer un lot ne peut pas être contournée, offrant ainsi plus de sécurité et de contrôle sur votre inventaire. Par conséquent, tout produit marqué comme bloqué restera en sécurité jusqu'à ce qu'il soit correctement examiné ou manipulé par le personnel autorisé.

Fonctionnalité pratique pour assurer un contrôle qualité cohérent

Le blocage d'un lot est généralement un processus simple, mais il existe une fonction particulièrement pratique à connaître :

Envois entrants avec des informations contradictoires sur les lots

Si vous bloquez un lot dans un inbound shipment mais qu'un lot similaire existe déjà dans l'entrepôt, le lot entrant prend la priorité et tous les lots similaires seront bloqués une fois le nouveau lot reçu. Cela permet de s'assurer que tous les produits d'un même lot sont traités de manière cohérente avec les mêmes mesures de contrôle de la qualité.