Onboarding checklist

Cette liste a pour but de vous guider à travers les différentes étapes de paramétrage de l'application Bigblue.

Prenez le temps de la lire attentivement et découvrez les nombreuses fonctionnalités qui vous aideront à automatiser les tâches les plus chronophages de vos opérations.

1/ Créez votre compte

  • Votre spécialiste de l'intégration chez Bigblue vous enverra un lien d'invitation à l'application.
  • Connectez-vous pour créer votre compte

💡N'oubliez pas d'enregistrer le lien de l'application Bigblue dans vos favoris pour la retrouver facilement !


2/ Remplir les informations générales

  • Complétez toutes les informations relatives à votre entreprise dans Paramètres, Organisation (Nom légal, numéro d'enregistrement, EORI...)
  • Entrer un mode de paiement dans Paramètres, Informations de facturation

⚠️ Veuillez noter que sans mode de paiement, les expéditions ne peuvent être lancées.


3/ Constituez votre inventaire

Vous pouvez importer votre produit manuellement ou via CSV, recommandé si vous avez plus de 10 articles. 

💡Les dépliants/ encarts publicitaires doivent également être inscrits dans l'inventaire, comme décrit dans cette section.

⚠️ Si vous prévoyez d'envoyer des commandes B2B avec un grand nombre d'unités, informez votre Onboarding Specialist afin que vous puissiez mettre en place la meilleure configuration possible.


4/ Envoyez votre premier Inbound Shipment

Lorsque vous envoyez des articles à l'entrepôt, vous devez annoncer leur arrivée dans la section Inbound Shipment. Lisez attentivement les conditions de livraison de Bigblue et communiquez-les à votre fournisseur ou au service de messagerie que vous avez choisi.

⚠️ Veuillez noter que seuls les envois entrants conformes à nos conditions de livraison seront acceptés et traités par les opérateurs de l'entrepôt.

  • Préparez vos produits ou assurez-vous que les marchandises que vous expédiez sont conformes à nos conditions de livraison
  • Accédez à l'onglet des envois entrants pour créer vos inbound shipment
  • Organisez votre transit et ajoutez le bon de livraison 

⚠️ N'oubliez pas que votre inbound shipment doit être créé :

  • 24 heures à l'avance si vous expédiez des boîtes
  • 48 heures à l'avance si vous expédiez des palettes.
  • 7 jours à l'avance si vous expédiez un conteneur

5/ Connectez votre boutique et liez les produits

Pour permettre la synchronisation des commandes et des stocks entre Bigbue et votre site web, vous devez :

  • Reliez vos produits
  • Activez vos produits
    • ⚠️ Attention, l'activation des produits entraîne une synchronisation des stocks. Si les produits sont liés et que nous n'avons pas reçu de stock à l'entrepôt, le stock visible par vos clients sur votre boutique sera à zéro, et ils ne pourront pas acheter vos produits. Nous vous conseillons de ne pas activer les produits (c'est-à-dire de désactiver le bouton bleu à côté du lien du produit) tant que nous n'avons pas reçu les produits physiquement à l'entrepôt.

⚠️ Si vous êtes dans l'un des cas ci-dessous, contactez votre spécialiste de l'intégration : 

  • précommande
  • gestion de plusieurs inventaires sur votre magasin
  • les produits vendus sur votre site web mais non expédiés par Bigblue 
  • pays figurant sur la liste noire des expéditions de Bigblue

6/ Activez l'auto-fulfillment

L'automatisme fulfillment correspond à la synchronisation automatique des commandes depuis le CMS. Il s'agit d'un paramètre qui vous permet d'attribuer automatiquement un entrepôt de sortie et un service de transport à toutes vos commandes, en fonction des modes d'expédition de votre e-shop.Pour configurer les modes d'expédition et l'automatisme fulfillment nous vous invitons à vous rendre dans la rubrique Paramètres / Auto-Fulfillment:

  • Choisissez un délai délai autofulfill c'est-à-dire le temps tampon entre la soumission de l'ordre - lorsque l'ordre est transmis à l'application Bigblue - et la création de fulfillment .
  • Choisissez une date autofulfill
    • 💡Les commandes soumises avant cette date devront être traitées manuellement fulfilled - manual fulfillment. 
    • La détermination de cette date peut être particulièrement utile dans le cas où certaines de vos commandes ont été fulfilled par votre ancien prestataire logistique bien que synchronisées dans Bigblue et que vous souhaitez empêcher qu'elles soient traitées par Bigblue.
  • Cartographier vos transporteurs
    • Toutes les méthodes d'expédition saisies dans votre e-shop apparaissent dans le menu déroulant Shop shipping method.
    • Attribuez des transporteurs à vos méthodes d'expédition 
      • 💡L'ordre dans lequel vous saisissez les transporteurs est important : il détermine l'ordre dans lequel les transporteurs seront affectés pour desservir une zone d'expédition spécifique (en partant de la gauche et en allant vers la droite).

⚠️ Veillez à activer le bouton " Auto-fulfill orders " dans l'intégration de l'atelier une fois que vous voulez commencer les opérations.


7/ Configurez les fonctionnalités Buyer Experience


Si vous souhaitez mettre en place une expérience avancée pour vos acheteurs en fonction de règles commerciales spécifiques, consultez notre personnalisation de l'expérience de l'acheteur!


8/ Faire connaissance avec le management B2B de Bigblue

La définition d'une commande B2B peut être très large, mais il s'agit essentiellement d'une commande expédiée à une entreprise. Chez bIgblue, nous avons créé plusieurs fonctionnalités et processus qui vous aideront à mieux gérer ce type d'expédition.

  • Mise en place de l'utilisation des boîtes extérieures ("PCB") pour la préparation des commandes B2B : contactez votre Onboarding Specialist pour organiser la partie opérationnelle.
  • Donner des instructions à B2B pour la préparation des commandes : voir cet article
  • Utiliser le carnet d'adresses B2B : consulter cet article
  • Automatiser la gestion des commandes B2B : voir cet article

9/ Mise en place des notifications

  • Configurer les alertes d'inventaire, aller à Paramètres / Alertes d'inventaire
  • Configurer les notifications:
    • 💡 Nous vous recommandons d'activer les notifications en ligne et par e-mail suivantes : Méthode d'expédition non configurée ; Échec de la validation de l'adresse ; Backorder ; Commande exception ; Commande retournée ; Échec du traitement de la commande de la boutique. 

10/ Mettez en place votre encart marketing

Si vous souhaitez ajouter 1 encart marketing dans toutes vos commandes (flyer ou goodies) voici les étapes à suivre :
  1. Créer un produit dans l'application Bigblue
    1. Un code-barres est obligatoire lors de la création du produit dans l'application Bigblue que vous pouvez générer via un site gratuit.
    2. Il n'est pas nécessaire de mettre un code-barres sur le prospectus mais sur la boîte/carton qui les contient. 
  2. Créer un Inbound Shipment
    1. le site bon de livraison doit être placé sur les boîtes/cartons de prospectus, comme pour tout autre document. inbound shipment
    2. Les prospectus sont souvent imprimés par de grands éditeurs qui refusent d'inclure les bons de livraison. Dans ce cas, le numéro Inbound Shipment doit être ajouté sur le BL du fournisseur en 2ème ligne de l'adresse de livraison
  3. Contactez votre Onboarding Specialist pour demander l'activation en back-office
    1. Veuillez mentionner le SKU correspondant

11/ Mise en place de votre emballage personnalisé

Si vous avez contracté l'utilisation d'un emballage personnalisé et que vous souhaitez l'utiliser pour l'expédition de vos commandes, veuillez vous référer à cet article.


12/ Connectez vos applications de support et de marketing


13/ Apprendre à gérer les plaintes


14/ Mettre à jour vos conditions commerciales

N'oubliez pas de mettre à jour vos conditions générales, car vos politiques de livraisons peuvent avoir changées avec les paramètres de Bigblue. Vous devrez peut-être mettre à jour les éléments suivant : 

  • politiques d'expédition : délais, coûts
  • politiques de retour : processus, délais, coûts, conditions

15/ Informations complémentaires 

Vous trouverez des liens utiles dans tout le centre d'aide. N'hésitez pas à contacter votre Onboarding Specialist, votre Account Manager ou l'équipe du service clientèle si vous avez besoin d'aide !

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