Onboarding checklist

Cette liste a pour but de vous guider à travers les différentes étapes de paramétrage de l'application Bigblue.

Prenez le temps de la lire attentivement et découvrez les nombreuses fonctionnalités qui vous aideront à automatiser les tâches les plus chronophages de vos opérations.

1/ Créez votre compte

  • Votre spécialiste d'intégration chez Bigblue vous enverra un lien d'invitation pour accéder à l'application
  • Connectez-vous pour créer votre compte

💡N'oubliez pas d'enregistrer le lien de l'application Bigblue dans vos favoris pour y accéder facilement !


2/ Renseigner les informations générales

  • Renseignez toutes les informations relatives à votre entreprise dans Paramètres > Organisation (Nom légal, numéro d'immatriculation, EORI...)
  • Ajoutez un moyen de paiement dans Paramètres > Informations de facturation

⚠️ Veuillez noter qu'aucun expédition ne pourra être lancée sans moyen de paiement.


3/ Constituer votre stock

Vous pouvez importer vos produits manuellement ou via un fichier CSV (recommandé si vous avez plus de 10 articles). 

💡Les flyers et encarts marketing doivent également être enregistrés dans l'inventaire, comme décrit dans cette section.

⚠️ Si vous prévoyez d’expédier des commandes B2B comportant un grand nombre d’unités, informez votre Onboarding Specialist afin de réaliser la meilleure configuration possible.


4/ Envoyez votre premier Inbound Shipment

Chaque fois que vous envoyez des articles à l'entrepôt, vous devez annoncer leur arrivée dans la section Inbound shipment. Lisez attentivement les conditions de livraison de Bigblue et transmettez-les à votre fournisseur ou au transporteur de votre choix.

⚠️ Veuillez noter que seuls les Inbound Shipments conformes à nos conditions de livraison seront acceptés et traités par les opérateurs de l'entrepôt.

  • Préparez vos produits et assurez-vous que les marchandises que vous expédiez respectent nos conditions de livraison
  • Accédez à l'onglet Inbound Shipments pour créer votre inbound shipment
  • Organisez votre acheminement et ajoutez le bon de livraison 

⚠️ N'oubliez pas que votre Inbound Shipment doit être créé :

  • 24 heures à l'avance si vous expédiez des cartons
  • 48 heures à l'avance si vous expédiez des palettes
  • 7 jours à l'avance si vous expédiez un conteneur

Pour permettre la synchronisation des commandes et des stocks entre Bigblue et votre site web, vous devez :

  • Associez vos produits
  • Activez vos produits
    • ⚠️ Attention, l'activation des produits entraîne la synchronisation des stocks. Si les produits sont associés mais que nous n'avons reçu aucun stock à l'entrepôt, le stock visible par vos clients sur votre boutique sera de zéro et ils ne pourront pas acheter vos produits. Nous vous conseillons de ne pas activer les produits (c'est-à-dire de désactiver le bouton bleu à côté de l'association du produit) tant que nous n'avons pas physiquement reçu les produits à l'entrepôt.

⚠️ Si vous vous trouvez dans l'une des situations ci-dessous, contactez votre spécialiste d'intégration : 

  • pré-commande
  • plusieurs inventaires gérés sur votre boutique
  • produits vendus sur votre site web mais non expédiés par Bigblue 
  • pays exclu des expéditions Bigblue

6/ Activez l'auto-fulfillment

Le fulfillment automatisé correspond à la synchronisation automatique des commandes depuis le CMS. Il s'agit d'un paramètre qui vous permet d'assigner automatiquement un entrepôt de départ et un service de transport à toutes vos commandes, en fonction des modes de livraison de votre e-boutique. Pour configurer les modes de livraison et le fulfillment automatisé, nous vous invitons à vous rendre dans Paramètres / Auto-Fulfillment :

  • Choisissez un délai d'autofulfill c'est-à-dire le temps tampon entre la soumission de la commande - lorsque la commande est transmise à l'application Bigblue - et la création du fulfillment .
  • Choisissez une date de fulfill automatique
    • 💡 Les commandes soumises avant cette date devront faire l'objet d'un manual fulfillment. 
    • La détermination de cette date peut s'avérer particulièrement utile si certaines de vos commandes ont été fulfilled par votre ancien prestataire logistique bien que synchronisées dans Bigblue, et que vous souhaitez éviter qu'elles ne soient traitées par Bigblue.
  • Associer vos transporteurs
    • Toutes les méthodes d'expédition saisies dans votre e-shop apparaissent dans le menu déroulant Shop shipping method.
    • Associer des transporteurs à vos modes de livraison 
      • 💡L'ordre dans lequel vous saisissez les transporteurs est important : il détermine la séquence dans laquelle les transporteurs seront assignés pour desservir une zone de livraison spécifique (de gauche à droite).

⚠️ Veillez à activer le bouton Auto-fulfill orders dans l'intégration de votre boutique lorsque vous souhaitez débuter vos activités.


7/ Configurez les fonctionnalités Buyer Experience


Si vous souhaitez configurer une expérience avancée pour vos acheteurs en fonction de règles commerciales spécifiques, consultez la buyer experience Customization !


8/ Découvrez la gestion des commandes B2B chez Bigblue

La définition d’une commande B2B peut être très large, mais il s’agit essentiellement d’une commande expédiée à une entreprise. Chez Bigblue, nous avons créé plusieurs fonctionnalités et processus pour vous aider à mieux gérer ce type d’expédition.

  • Configurer l’utilisation des cartons externes (« PCB ») pour la préparation des commandes B2B : contactez votre Onboarding Specialist pour organiser la partie opérationnelle.
  • Fournir des instructions B2B pour la préparation des commandes : consultez cet article
  • Utiliser le carnet d’adresses B2B : consultez cet article
  • Automatiser la gestion des commandes B2B : consultez cet article

9/ Configurer les notifications

  • Configurez les alertes de stock, rendez-vous dans Paramètres / Alertes de stock
  • Configurer les notifications:
    • 💡 Nous vous recommandons d'activer les notifications en ligne et par e-mail suivantes : Mode de livraison non configuré ; Échec de validation de l'adresse ; Backorder ; Exception de commande ; Commande retournée ; Échec du traitement de la commande sur la boutique 

10/ Configurez votre insert marketing

Si vous souhaitez ajouter un insert marketing dans toutes vos commandes (flyer ou goodies), voici les étapes à suivre :
  1. Créer un produit dans l’application Bigblue
    1. Un code-barres est obligatoire lors de la création du produit dans l’application Bigblue. Vous pouvez le générer via un site gratuit.
    2. Il n’est pas nécessaire de mettre un code-barres sur le flyer, mais sur la boîte/le carton qui les contient. 
  2. Créer un Inbound shipment
    1. le bon de livraison doit être placé sur les cartons ou flyers, comme pour toute autre expédition entrante.
    2. Les flyers sont souvent imprimés par de grands éditeurs qui refusent d’inclure le bon de livraison. Dans ce cas, le numéro d’expédition entrante (Inbound Shipment) doit être ajouté sur le bon de livraison du fournisseur, à la deuxième ligne de l’adresse de livraison.
  3. Contactez votre Onboarding Specialist pour demander l’activation dans le back-office
    1. Veuillez indiquer le SKU correspondant au flyer.

11/ Configurer votre emballage personnalisé

Si vous avez souscrit à l'utilisation d'emballages personnalisés et souhaitez les utiliser pour l'expédition des commandes, veuillez consulter cet article.


12/ Connecter vos applications de support et marketing


13/ Apprendre à gérer les réclamations


14/ Mettez à jour vos Conditions Générales de Vente

N'oubliez pas de mettre à jour vos conditions générales, car vos politiques de livraisons peuvent avoir changé avec les paramètres de Bigblue. Vous devrez peut-être mettre à jour les éléments suivant : 

  • politiques d'expédition : délais, coûts
  • politiques de retour : processus, délais, coûts, conditions

15/ Informations complémentaires 

Vous trouverez des liens utiles dans tout le centre d'aide. N'hésitez pas à contacter votre Onboarding Specialist, votre Account Manager ou l'équipe du service clientèle si vous avez besoin d'aide !

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